CANAL ÉTICO / CANAL DE DENUNCIAS
POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DENUNCIAS
COLEXIO DE ÓPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA
El presente canal ético/de denuncias se crea para responder al compromiso del COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA con el cumplimiento tanto de la normativa externa que le es de aplicación -CE, Código Penal español*, normativa de otros países que afecte al COOG-, como de la normativa del propio COOG, y cualquiera otra política interna, así como el Código Ético, que le sea de aplicación al COOG.
*Delitos tales como: delitos de descubrimiento y revelación de secretos, corrupción en los negocios, tráfico de influencias, acoso o delitos contra la integridad moral, entre otros.
El COOG pretende dar cumplimiento asimismo a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Este canal de denuncias ha sido creado para que pueda comunicarse cualquier incumplimiento normativo; sin embargo no es la vía para gestionar urgencias o emergencias, en este caso se debe contactar con las autoridades o servicio de emergencias.
El canal es un medio de comunicación que el COOG pone a disposición de todos aquellos colectivos, personas trabajadoras y personas vinculadas al COOG para que comuniquen, si conocen o sospechan de manera fundada que algún miembro de la organización, está realizando actos contrarios a la ley, a su Código de conducta o a cualquiera de sus políticas. El COOG está totalmente comprometido con la transparencia y el comportamiento ético, por lo que se pone a disposición el Canal de Denuncias, en el que se garantiza la confidencialidad de la información y del denunciante.
DERECHOS DEL DENUNCIANTE/INFORMANTE
I. Derecho a recibir información previa.
El COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS Y OPTOMETRISTAS DE GALICIA se compromete a informar debidamente al denunciante de todos los trámites en relación al proceso de denuncia.
II. Derecho a la confidencialidad y anonimato
El COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS Y OPTOMETRISTAS DE GALICIA garantiza la confidencialidad en el recibimiento y gestión de las comunicaciones realizadas a través del presente Canal de Denuncias. Se informa al denunciante de que, tanto en el formulario de denuncia como durante la investigación, solo se solicitan los datos estrictamente necesarios para tramitarla. Además, solo se podrá acceder a dichos datos por parte del personal autorizado.
Los datos de carácter personal se conservarán de acuerdo con la normativa de protección de datos y en cumplimiento del principio de supresión de los datos no necesarios. Se podrá mantener copia de las comunicaciones en el caso de que sea necesario para cumplir con los requerimientos de las administraciones públicas, juzgados y tribunales.
ANONIMATO.- En el proceso de denuncia el denunciante podrá decidir si informa de sus datos personales o no. Si decide no hacerlo, deberá establecer su propio seguimiento mediante el canal de denuncias para ver los avances y la resolución o bien aportar un medio de comunicación. La persona comunicante también tiene el derecho de renuncia a recibir comunicaciones.
III. Derecho a recibir un “acuse de recibo”.
El COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA informará al denunciante de la recepción de la comunicación en un plazo máximo de 7 días.
IV. Incorporación de la denuncia al registro de informaciones
El canal interno incluye un Registro de Informaciones que estará integrado por un LIBRO REGISTRO DE LAS INFORMACIONES RECIBIDAS Y DE LAS INVESTIGACIONES INTERNAS respetando los requisitos de confidencialidad previstos en la ley, dicho libro no será público.
V. Derecho a recibir una información razonable
El COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA informará al denunciante del estado de la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del envío del acuse de recibo, salvo que la complejidad del caso requiera de un plazo mayor de forma justificada.
En caso de que no se encuentren evidencias que den lugar a un procedimiento se le informará igualmente de la finalización del procedimiento.
VI. Derecho a una investigación transparente a un interlocutor imparcial.
Las denuncias o consultas recibidas serán tratadas con la máxima transparencia e imparcialidad por parte de los encargados de la investigación, que poseen la preparación suficiente y adecuada para responder a las dudas del denunciante o tramitar la denuncia interpuesta.
VII. Derechos derivados de la Protección de Datos
El COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA garantiza que todos los datos que proporcione el denunciante mediante el canal de denuncias serán tratados conforme a la normativa vigente de protección de datos, sin perjuicio de los derechos de los denunciantes, entre otros, de acceso, rectificación, oposición, limitación del tratamiento y supresión.
VIII. Conservación de los datos
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
IX. Derecho a la no represalia.
El COLEXIO OFICIAL DE OPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA respeta la prohibición de represalias al denunciante, por tanto no se podrá exigir al mismo responsabilidad por la información contenida en la denuncia, salvo que actúe de mala fe.
DERECHOS DE LA PERSONA AFECTADA
La persona o personas afectadas por la denuncia presentada gozarán de las siguientes garantías:
Derecho a que sean informadas de las acciones u omisiones que se le atribuyen
Derecho a ser escuchadas en cualquier momento. En todo caso, siempre se debe garantizar el buen fin de la investigación.
Derecho a la presunción de inocencia.
Derecho de defensa.
Derecho a la confidencialidad preservando su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y de los datos del procedimiento.
Derecho de acceso al expediente, en los términos regulados en el presente procedimiento y en la ley.
FORMAS DE PRESENTAR LA DENUNCIA
Los canales de recepción de las denuncias habilitados por el COLEXIO OFICIAL DE ÓPTICOS-OPTOMETRISTAS DE GALICIA, tanto de hechos como de actuaciones de personas, son los siguientes:
Por conducto del superior jerárquico: Ante la Junta de Gobierno ( en caso de ser un empleado si lo considera adecuado)
Verbalmente, solicitando una reunión presencial -que se tendrá que realizar en el plazo máximo de siete días-, vía telefónica, por correo postal o presentando un escrito en la siguiente dirección:
COOG
Att. Responsable del Sistema Interno de Información
Plaza Salvador García Bodaño nº 2 -1º
15707-Santiago de Compostela (A Coruña)
Por correo electrónico a la dirección: canaletico@coog.es
Empleando el sistema interno de información habilitado en la página web del COOG: https://www.opticosoptometristasdegalicia.org
El sistema de denuncia incluye las siguientes personas como legitimadas: trabajadores, miembros de la Junta de Gobierno y personas externas a la entidad según lo dispuesto en la ley 2 /2023.
Al hacer la comunicación, la persona informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro al efecto de recibir las notificaciones, así como renunciar a recibir comunicaciones sobre la tramitación del procedimiento. Las comunicaciones podrán ser, en todo caso, anónimas.
¿QUIÉN GESTIONA LAS DENUNCIAS?
El COOG designará un RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, con facultades de gestión del Sistema y de sus canales, así como de la tramitación de los expedientes de investigación que se realicen en el seno de este Colegio.
Asimismo, la Junta de Gobierno del COOG nombrará los miembros que formen el COMITÉ DE ÉTICA, cuya presidencia corresponderá a la persona Responsable del Sistema Interno de Información.
Los miembros del Comité de Ética tramitarán las correspondientes investigaciones. Si se considera necesario se externalizará la investigación.
Las personas que forman parte en la investigación están sujetas al deber de confidencialidad, a la política de privacidad y demás obligaciones contenidas en el presente.
**EL PLAN DE COMPLIANCE DEL COOG será de aplicación subsidiaria al presente documento, así como toda aquella normativa aplicable al efecto en todo lo no previsto en el mismo, concretamente lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
